学校からの通知表・個人面談・欠席連絡メール……。子どもが複数いると書類対応だけで週30〜40分かかっていました。AIを使い始めてから週10分以下に。コピペで使えるプロンプトを4つ紹介します。
3箇所分の書類に溺れていた私が、AIで週10分以下にした話
うちには中学生の長男、小学5年の娘、年長の息子がいます。つまり、中学・小学・保育園の3箇所から書類が届きます。
通知表の所見コメントは毎回30分近くかかっていました。「先生に失礼にならないように」「うちの子の良いところを伝えたい」「でも何書けばいいかわからない」——と悩んで、消して、また書いて。
個人面談も同じです。「面談で何を聞こう」と当日の朝になって焦り、面談が終わってから「あれを聞けばよかった」と後悔する。欠席連絡のメールも、朝のバタバタした時間にゼロから文章を考えながら打つのが正直しんどかった。
それが今では、AIに一度プロンプトを作っておけば、毎回3〜5分で終わります。通知表のコメントも、面談のメモも、欠席連絡メールも。元保育士として大量の書類（週案・日案・連絡帳・児童表）を書き続けてきた経験があるからこそ、「文章を外に出せる」ことのありがたさが骨身に染みています。
3箇所分って大変すぎる……。でも私はAIの使い方がよくわからなくて。
難しくないですよ。「こうお願いします」と文章を貼り付けるだけ。この記事のプロンプトをコピーして、ChatGPTかGeminiに貼るだけで動きます。どちらも無料で使えます。
PTA役員の連絡・議事録をAIで時短する方法はこちらの記事で別途まとめています。今回は学校書類の「個人対応」にフォーカスして紹介します。
学校書類をAIで時短できる4つの場面
実際に私が使っている場面を4つ紹介します。共通しているのは「毎回ゼロから書いていた文章」をAIに任せるという発想です。
1. 連絡帳へのコメント返信
先生からの連絡帳メッセージへの返信コメント。「今日の様子を教えてください」「家庭での〇〇について」など、毎回ゼロから文章を考えると地味に時間がかかります。「何を書けばいいかわからない」「失礼な書き方になっていないか心配」という声をよく聞きます。
AIに先生からのメッセージと「子どもの最近の様子」をざっくり入力すると、先生の言葉に自然に応えたコメントを3〜5パターン提案してくれます。その中から一番しっくりくるものを選んで、少し手を入れるだけ。私の場合、うんうん悩んで10〜15分かかっていた作業が3分以下になりました。
2. 個人面談の質問メモ作成
「何を聞けばいいかわからない」まま面談に行き、終わってから後悔するのが毎回のパターンでした。AIに「小5の娘・算数が苦手・友達関係は特に問題なし・習い事が忙しい」と伝えると、面談で聞くべき質問リストを状況に合わせて作ってくれます。
しかも「習い事が多い場合の家庭学習ペース」「算数でどのあたりでつまずいているか」など、自分では思いつかなかった視点も入ってくる。面談前に5分でメモが完成するので、当日は先生の話を聞くことに集中できます。
3. 学校への欠席・早退連絡文
朝の忙しい時間に「〇〇の体調が悪いため本日欠席します」というメールをゼロから書くのは、地味に消耗します。敬語が合っているか、書き方が失礼でないか、気になりながら打つのが毎回しんどい。
AIに「発熱・小学5年・担任の先生へのメール・保育園は別途連絡済み」と伝えると、状況を整理した丁寧な欠席連絡メールを作ってくれます。あとは氏名と日付を入れて送るだけ。朝の1〜2分で完結します。
4. 学校行事の持ち物・準備リスト整理
「校外学習のお知らせ」「運動会のプリント」など、複数の子どもの行事が重なると情報が混乱しがちです。AIにプリントの内容をそのままテキストで貼り付け、「3人分の行事を日付順に整理して、前日にやることと当日持っていくものをリストにしてください」と指示する。これだけでスッキリした準備リストができあがります。
AIに指示するときの3つのコツ
プロンプト（AIへの指示文）は難しくありません。ただ、少しコツを知っておくと出力の精度がぐっと上がります。
- 子どもの状況を具体的に伝える — 学年・最近の様子・悩み事など。具体的なほど「うちの子向け」の文章になる
- 「〜な文体で」と指定する — 「丁寧な敬語で」「200字以内で」など、形式を指定すると使いやすい文章になる
- 複数案を出してもらう — 「3パターン提案してください」と言うと選びやすくなる
【コピペOK】使えるプロンプト4つ
以下のプロンプトをそのままコピーして、ChatGPTまたはGeminiの入力欄に貼り付けてください（どちらも無料プランで動きます）。【 】内を自分の状況に書き換えてから送信します。
プロンプト①: 連絡帳への返信コメント
あなたは小学校・中学校の保護者として、担任の先生からの連絡帳メッセージへの返信コメントを書きます。
【先生からの連絡帳の内容】
（ここに先生のメッセージをそのまま貼り付けてください）
【うちの子どもの最近の様子（家庭での様子、気になっていること）】
（例: 最近は自分から宿題に取り組むようになった。友達との関係は良好そう。算数が少し苦手みたい）
上記を踏まえ、先生のメッセージに自然に応えた返信コメントを3パターン提案してください。
・丁寧な敬語で
・100〜150字程度
・連絡帳に手書きで書く前提の文体でプロンプト②: 個人面談の質問メモ
小学校・中学校の個人面談に向けて、担任の先生に聞くべき質問リストを作ってください。
【子どもの学年と基本情報】
（例: 小学5年生・女の子）
【家庭で気になっていること・最近の様子】
（例: 算数が苦手で本人も少し自信なさそう。友達関係は特に問題なし。習い事が週3日あって宿題の時間が取りにくい）
【面談の時間】
（例: 15分程度）
上記の状況に合わせた、面談で聞くべき質問を5〜7個リストアップしてください。
自分では思いつきにくい視点（学校での様子・今後のサポート方法など）も含めてください。プロンプト③: 欠席・早退連絡文
学校の担任の先生宛に、子どもの欠席（または早退）を連絡するメール文を作成してください。
【子どもの学年・クラス】
（例: 小学5年2組）
【欠席の理由】
（例: 今朝から38度の発熱）
【連絡の種類】
（欠席 / 早退 / 遅刻のいずれか）
【その他伝えておきたいこと（任意）】
（例: 習い事は本人から連絡済み。回復したら明日は登校予定）
丁寧な敬語で、簡潔に（200字以内）まとめてください。
件名も一緒に提案してください。プロンプト④: 学校行事の持ち物リスト整理
学校のお知らせプリントの内容を整理して、準備リストを作ってください。
【プリントの内容】
（以下にプリントの文章をそのまま貼り付けてください）
上記の内容から以下を整理してください。
1. 行事名と日時
2. 持ち物・準備物のリスト（チェックボックス形式で）
3. 前日までにやること
4. 当日の注意事項
子どもが複数いる場合は、それぞれの行事を【子ども名 or 学校名】で分けてください。AIを使う上での注意点1つ
プロンプトで便利に使えるようになったからこそ、一点だけ伝えておきます。AIが出力した文章は、必ず自分の目で確認してから使ってください。
AIは「もっともらしい文章」を作るのは得意ですが、あなたの子どもの実際の状況や、担任の先生との関係性は知りません。出力された通知表コメントが先生の所見の内容とズレていないか、欠席連絡の文章に事実と違う部分がないかは、送信前に必ず目を通してください。
元保育士として、保護者からの連絡文を何百通と受け取ってきました。「AIが書いた文章だから」ではなく「自分が確認した文章だから」という感覚で使うのが、学校への連絡をAIに任せるときの大切なスタンスだと思っています。
私も必ず読んでから送っています。内容が正しければ文章の質はAIの方が上。確認するだけで十分です。
また、PTA役員の連絡文・議事録・アンケート集計など、組織として動く学校書類の時短についてはこちらの記事でまとめています。あわせて読んでみてください。
まとめ：浮いた時間をどう使うか
この記事で紹介したプロンプトを使うと、学校書類の対応時間はかなり短縮できます。私の場合、週30〜40分かかっていた書類対応が10分以下になりました（3箇所分でこの数字です）。
ただ、時短はあくまで手段です。浮いた時間で何をするかの方が大事です。
私が書類時短を意識し始めたのは、子育ての隙間時間を積み重ねてブログの発信に使いたかったから。週10分でも、月になれば40〜50分。それが半年続けばひとつの資産になります。
時短の本質は、自分の時間をどこに集中させるかの設計です。学校書類をAIに任せて浮いた時間が、何か新しいことの一歩になれば嬉しいです。
この記事で紹介したプロンプトまとめ
- プロンプト①: 通知表所見への返信コメント（3パターン提案）
- プロンプト②: 個人面談の質問メモ（状況に合わせたカスタム質問）
- プロンプト③: 欠席・早退連絡文（件名付き・200字以内）
- プロンプト④: 学校行事の持ち物リスト整理（複数行事対応）
プロンプトはご自身の状況に合わせて書き換えて使ってください。「こういう場面に使えないか」という具体的なケースがあれば、コメント欄やPTA記事のコメントで教えていただけると嬉しいです。